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導入例

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社内書類管理システム

※Foliage・・・群葉

社内業務で発生する様々な書類を紙媒体・書類ファイル・データ連動して管理できるシステムです。 書面で管理が必要な物、ファイル化したドキュメント、見積もりなど動的に計算して出力させたいファイル。業務に合わせ発生する各種社内書類管理のシステムをこのソフトが管理します 。

< 社内書類管理システムのイメージ図 >

機能

社内書類管理システムには以下の機能がございます。

スキャン+バーコード機能
紙媒体の書類はどうしても発生します。それを長期間保管、さらにふとした時に取り出す場面も、 スキャン+バーコード機能はこの手間を極限まで減らすことができます。スキャンした書類はOCRでデータ化しいつでも参照可能に。保管される原本はバーコードで符号をつけデータとの連動し追跡が容易に。保管書庫もこのシステムがあれば頻繁に開く必要はありません。
バージョン管理機能
フォルダで管理する従来の方法は必要ありません。「どこに、どの書類がある」というのは使い始めたらすぐわかります。改善を加えた資料にも対応。改定記録を把握し、"発行提出管理"機能があるので新旧混在することもありません。改定後でも業務をスムースに進められるようデータチェックします 。
発行・提出・決済管理機能
業務フローに合わせた書類の管理が行えます。いつ発行されたものか?誰が出している?チェックは済んでいるのか?上長の決済は?など書類のライフワークを実務の流れに沿って管理できます。 バージョン管理で改定前の古い書類にも対応します 。
見積もりフォーム作成機能
フォーム化して見積もりなど動的な処理も管理。面倒な見積もりも計算式を登録しておけば様式にあった見積書を出力できます。

用途

社内書類管理システムには以下の用途がございます。

書類トレースシステム
保管書類からバーコードを使って関連資料の抽出や検索など書類から様々な情報をトレースできます。
フロー書類管理システム
「一体どんな書類がいつ必要なの??」となりがちな必要書類の発生場所を視覚的に把握し、発行、提出が可能です。
フォームインポートシステム
定型のフォームから送信された内容をデータベースに登録して切り出しが可能。 アンケートの集計などに利用が可能です 。

業種

社内書類管理システムには以下の業種や使用目的に適しております。

  • 業務上紙媒体の資料も多く扱う企業様
  • ペーパーレスとまではいかなくても管理書類を少しでも減らしたい企業様

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